Jak zwiększyłem swoją produktywność przy komputerze w 10 czynnościach

Czy zdarzyło się Tobie, że usiadłeś do laptopa w celu sprawdzenia poczty, a nagle po godzinie okazało się, że jeszcze tego nie zrobiłeś? Czy Tobie także przy komputerze ucieka czas jak przez palce? Czy chcesz zwiększyć swoją produktywność i efektywność, a przy tym zaoszczędzić mnóstwo czasu? Jeśli tak, to ten tekst jest właśnie dla Ciebie.

Niegdyś wiele razy zdarzało mi się, że zasiadałem do pracy przy komputerze w bardzo konkretnym celu – np. napisanie nowego wpisu na blogu, czy referatu. Zanim się do tego zabierałem, sprawdzałem pocztę, włączam komunikatory, wchodziłem na portale społecznościowe i nagle okazywało się, że po 3 godzinach jeszcze nic nie napisałem i właściwie nie wiem nawet, na co poświęciłem ten czas.

Dlatego też radykalnie zmieniłem swoje podejście, aby w pełni kontrolować czas, który spędzam przed ekranem, żeby mieć więcej czasu także dla siebie i swoich bliskich. Okazało się, że w krótkim okresie osiągnąłem zadowalające rezultaty, a wszystko dzięki silnej woli i kilku krokom:

1. Włączam komputer w określonym celu. Dokładnie wiem, co mam zrobić — czy sprawdzić pocztę, czy napisać lub znaleźć potrzebny dokument. Mam to z góry zaplanowane, zanim jeszcze naciskam przycisk power. Wyznaczam sobie też czas, w którym mam zamiar skończyć swoje zadanie. Trzymam się określonego deadlinu i jeśli go przekroczę to od razu wyznaczam sobie nowy horyzont czasowy, w którym to już na pewno skończę to, co zaplanowałem.

2. Jeśli nie potrzebuję Internetu, to go nie włączam. Gdy mam napisać krótką notatkę, wydrukować dokument, wgrać zdjęcia, czy zainstalować program to w żadnym wypadku nie uruchamiam sieci. Mam automatycznie ustawione tryb offline. Szybciej skończę swoje zadanie i będę miał więcej czasu, na to, czego naprawdę chcę. Natomiast jeśli będę rozpraszać swoją uwagę pomiędzy dwoma czynnościami, to zajmą mi one dużo więcej czasu niż gdybym robił je oddzielnie. Włączony internet jest wielką pokusą, z którą bardzo ciężko jest wygrać.

3. Nie włączam żadnego komunikatora wraz ze startem systemu. Aplikacje takie jak gadu-gadu, skype, icq itp zwykle ustawione są domyślnie, aby uruchamiały się wraz z włączeniem komputera. Mieliśmy tylko zgrać zdjęcia z aparatu, a nagle zaczyna do nas pisać kolega z wielką prośbą, która nie może czekać, odzywa się koleżanka sprzed kilku lat lub wujek Staszek wysyła nam ciekawy link. Nagle z zamierzonych 3 minut robi się kilka godzin. Dlatego odznaczamy automatyczne uruchomienie aplikacji i dodatkowo cieszymy się z szybszego startu systemu.

4. Używam żółtych karteczek. Żółte karteczki to dobrze znany sposób zapamiętywania wszystkich najważniejszych terminów. Wiele osób korzysta z nich w sposób tradycyjny (czyli przywieszając je np. na lodówce wraz ze wskazówkami, o czym należy pamiętać w ciągu dnia). Ja osobiście używam programu Atnotes, który działa w tle i dzięki któremu to mogę dowolnie tworzyć, przesuwać, edytować „żółte karteczki” na swoim pulpicie. Zawsze gdy włączam komputer jest chwila, gdy spojrzę na swój pulpit i już wiem, co muszę zrobić danego dnia, a co czeka mnie w dalszej perspektywie.

5. Zamykam niepotrzebne karty. Czy Tobie też przydarza się zjawisko tysiąca otwartych kart? Chodzi o to, że gdy przeglądam wiele stron najczęściej otwieram je w nowych kartach. Gdy zapoznamy się z treścią, to często pozostawiamy je otwarte przez, co potem ponownie do nich powracałem i traciłem cenny czas. Efektywniej jest od razu zamykać przeczytane strony. 

6. Sprawdzam pocztę 2 razy dziennie.Nie jest potrzebne, aby robić to częściej niż 2 razy dziennie dla przeciętnego człowieka. W dobrym zwyczaju jest odpisać w ciągu 24h, dlatego też 2 razy dziennie to wystarczające maksimum. Gdy sprawdzę pocztę to zamykam tą kartę i nie wracam do niej przy każdej możliwej okazji. Zwykle pocztę sprawdzam o 10:00 i 20:00, aczkolwiek Ty wybierz swoje odpowiednie dla Ciebie pory. Jeśli odpisanie na maila pochłonie mniej niż 2 minuty Twojego czasu nie odkładaj tego na później, tylko zrób to od razu. Nie będziesz musiał zaprzątać sobie głowy kolejnymi zadaniami do zrobienia i nie zajdzie ryzyko, że przypadkiem zapomnisz o odpisaniu.

7. Stosuje listę to-do. Jeśli mam więcej czynności do zrobienia to zapisuje je w notatniku lub innym edytorze tekstów. W kolejności od tych, których wykonanie zajmie mi najmniej czasu, do tych najbardziej czasochłonnych (z tym, że te najdłuższe zwykle rozbijam na mniejsze etapy). Przy każdej czynności umieszczam też termin, do którego deklaruje się zakończyć dane zadanie. Tą listę często rozmieszczam na “żółtych karteczkach”, a także wpisuje do podręcznego kalendarza. 

8. Sortuję informację, które mnie otaczają. Jeśli potrzebna jest mi wiedza w pewnej dziedzinie wchodzę na portale, które znam i w których wiem, że znajdę wszystkie szczegóły. Zwykle 2–5 sekundy wystarczą, aby zorientować się, czy dana strona spełnia moje oczekiwania, jeśli nie, to od razu ją zamykam. Nie czytam wszystkich artykułów, nie oglądam możliwie wszystkich filmów, do których linki wysyłają mi znajomi. Wolę poświęcić chwilę na sprawdzenie opinii, czy przeczytaniu komentarza, aniżeli czytać kolejny nudny tekst. Nie wchodzę na portale, które szukają taniej sensacji — naprawdę nie interesuje mnie “Dorota Gardias i jej seksowne nogi”. 

9. Nie rozpraszam uwagi. Gdy wchodzę, aby znaleźć aktualne notowania giełdy to nie klikam przy okazji w artykuł „Paris nie ma majtek”, bo rozprasza to moją uwagę i tracę cenny czas. Ponadto większość artykułów jest w taki sposób pisana, aby przykuć uwagę czytelnika jak najdłużej do danej strony. Stosuje się linkowanie wewnętrzne i odwoływanie do innych artykułów, które również mogą wydać się ciekawe. Chwilę później zapominamy, co w ogóle mieliśmy zrobić, bo czytamy kolejny sensacyjny news. Jeśli muzyka przeszkadza mi w pracy to ją wyłączam, czasami chwila ciszy pozwala skupić myśli i szybciej skończyć, co mamy do zrobienia. 

10. Wyłączam wszystkie portale społecznościowe. Ta zasada obowiązuje bezwzględnie. Aktualnie największym rozpraszaczem uwagi jest zaangażowanie w portalach społecznościowych. Tutaj spojrzymy na nowe zdjęcie cioci Basi, tutaj Waldek dodał komentarz, a tu mamy jakiś ciekawy filmik do obejrzenie polecany przez Wojtka. Stop. Portale blokujemy i się tego trzymamy całkowicie.

Wszystkie rady odnoszą się do sytuacji, w której chcemy wykonać konkretne zadanie w szybszym czasie. Jeśli potrzebujesz chwili odprężenia i chcesz się zrelaksować, chwilówki to nie mam nic przeciwko złamaniu wszystkich kroków. To Twoje życie i Ty decydujesz o jego poziomie i o tym, co chcesz w nim osiągnąć. Polecam także wpis dotyczący zabierania się do pracy - Zacznij działać albo daj sobie spokój!